Vous trouverez toutes les informations utiles sur l’intranet du CNRS.

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La procédure à suivre pour les frais de mission de chercheurs étrangers invités par l’ISCC est indiquée dans la version anglaise de cet article.

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Note de service

Afin d’organiser au mieux vos déplacements dans les règles de la législation française publique et de procéder aux remboursement dans les meilleurs délais, je vous invite à prendre connaissance des détails administratifs imposés par le CNRS.

Définition
Une mission est un déplacement d’un agent en service hors de la commune de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale pour une durée totale qui ne peut excéder 12 mois. La mission débute à l’heure du départ de sa résidence familiale ou administrative et se termine à l’heure d’arrivée dans sa résidence familiale ou administrative.
L’ordre de mission (OM) est avant tout une autorisation d’absence accordé par le directeur d’unité, une couverture sociale (assurance responsabilité civile) et enfin un document comptable permettant le remboursement lorsqu’il y a une prise en charge totale ou partielle du déplacement.

RAPPEL
Une mission permet à l’agent d’être juridiquement et/ou financièrement pris en charge par l’organisme demandé. Un déplacement ne donnant pas lieu à des frais de dépense est appelé "ordre de mission sans frais" et correspond à la même démarche à suivre que les missions avec frais.

L’ordre de mission n’est pas nécessaire pour les déplacements dans les communes suivantes :
- 75 : Paris intra-muros ;
- 92 : Boulogne-Billancourt, Clichy, Issy-Les-Moulineaux, Levallois-Perret, Malakoff, Montrouge, Neuilly-sur-Seine, Puteaux, Saint-Cloud, Suresnes, Vanves ;
- 93 : Aubervilliers, Bagnolet, Le Pré-Saint-Gervais, Les Lilas, Montreuil, Pantin, Saint-Denis, Saint-Ouen ;
- 94 : Charenton-Le-Pont, Fontenay-Sous-Bois, Gentilly, Ivry-sur-Seine, Joinville-Le-Pont, Le Kremlin-Bicêtre, Nogent-sur-Marne, Saint-Mandé, Saint-Maurice, Vincennes.

I . L’agent partant en mission doit impérativement

dans un délai de
- 10 jours avant la date de départ, pour la France et l’UE
- 5 semaines avant la date de départ pour l’étranger
  1. être autorisé, par le directeur ou le directeur adjoint à se déplacer. Seuls Pascal Griset ou Christophe Potier-Thomas peuvent signer (délégation de signature) ;
  2. s’informer sur la sécurité du pays de destination ;
  3. respecter les particularités des organismes devant prendre en charge la mission à savoir :
    1. compléter une demande d’ordre de mission (pdf) et la transmettre au service de gestion ;
    2. réserver obligatoirement son billet de transport et son hébergement (pour la France) sur le site Simbad (cf. modes opératoires sur le site de la DGDR). Pour les personnes extérieures à l’établissement, ce sera la gestionnaire qui procédera à la réservation ;
    3. fournir les documents suivants selon votre situation :
      - un ordre de mission sans frais de votre établissement d’appartenance pour le personnel universitaire et appartenant à tout autre organisme public ;
      - une copie de l’attestation d’assurance valide de votre véhicule et une copie de la carte grise en cas d’utilisation de votre véhicule personnel ;
      - une copie du programme de la manifestation.

Aucune demande d’ordre de mission à postériori ne sera acceptée ni traitée.

II. L’agent revenant de mission doit impérativement transmettre les justificatifs de paiement liés à sa mission au service de gestion, maximum 15 jours suivant le retour de mission :

- l’état de frais de mission rempli et signé ;
- les billets de train compostés ou cartes d’embarquement d’avion ;
- les originaux des justificatifs de paiement (facture d’hôtel, parking, péage, etc.) ;
- un RIB, (pour les étrangers remplir le formulaire « fiche info bancaire invité » en annexe) ;
- si mission sur frais réels, originaux de tickets de repas (pour les experts scientifiques).


À savoir
La carte d’achat CNRS ne peut en aucun cas être utilisée dans le cadre d’une mission. Les chercheurs amenés à partir régulièrement en mission sont invités à demander une carte corporate.

Votre gestionnaire reste à votre disposition pour répondre à vos questions pour les cas particuliers en collaboration avec une équipe dédiée aux missions de la délégation Paris-Villejuif.